Workflow Langzeitgast / Gastprofessor

In the context of the CRC, long-term stays refer to a duration for a minimum of 2 weeks.

Before the Stay

At latest two weeks before the guest will show up the host informs the speakers of the CRC, Marlis Hochbruck and Wolfgang Reichel, about
- name, home university, country of origin, and email address of the guest,
- duration and date of the visit,
- project in CRC,
- approximate amount of the travel expenses,
- if co-funding is available from other resources, please mention it,
- for a talk in the seminar, please follow additionally this workflow.
- in case of a lecture: title, duration and subject,
  - See workflow Lecture Series (yet to be developed).
  - Please provide Roland Griesmaier and Roland Schnaubelt with this information, too.
After approval please arrange any bookings (hotel rooms, guest offices, lecture halls) locally in your group. Let Sonja Becker know about the guest. She may give further support.
The host provides Sonja Becker and Christian Knieling with
- in case of a lecture: title, duration and subject,
The host (or his/her secretariat/office) will arrange for a guest office and the respective keys.

Christian Knieling
- discusses the conditions of the fee contract with the host and the speakers, if applicable,
- lists the guest on the CRC website: Guests & Events and People,
- sends announcement and reminder mails referring to the visit/talk,
- provides the guest with an email account including computer access (where appropriate by delegation to Yanle Wang).

Langzeitgast bedeutet im SFB-Kontext eine Mindestaufenthaltsdauer von 2 Wochen.

Einladende/r informiert Sprecher, Marlis Hochbruck und Wolfgang Reichel, über
- geplante Einladung,
- Dauer und
- ungefähre Kosten.
Einladende/r informiert Sonja Becker und Christian Knieling über
- Name, Herkunftsuni, Herkunftsland, E-Mail-Adresse des Gastes,
- Aufenthaltsdauer,
- Projektzuordnung,
- falls Vortrag: Datum des Vortrages, Titel und Abstract
  Hinweis: Falls der Vortrag im Rahmen des SFB- oder PDE-Seminars stattfindet, weist die/der Einladende/r den Gast darauf hin, dass die Dauer des Vortrags 40 bzw. 45 Minuten nicht überschreiten soll.
  (SFB-Vortrag: 30 bis 40 Minuten, PDE-Vortrag: max. 45 Minuten)
- falls Vorlesung: Titel der Vorlesung, zeitliche Planung, Inhaltsangabe
  - siehe Workflow Vorlesungsprogramm (in Arbeit und daher noch nicht verfügbar)
  - diese Information zusätzlich an Roland Schnaubelt und Willy Dörfler
- Nach der Genehmigung werden alle Buchungen (Hotelzimmer, Gastbüros, Hörsäle) eigenständig innerhalb Ihrer Gruppe veranlasst.
- Art der gewünschten Kostenübernahme:
  - Unterkunftskosten (ja/nein),
  - Honorar für einen Vortrag (ja/nein),
    Hinweis: 100 Euro für einen Vortrag; bei Doktoranden kein Honorar,
  - Honorarvertrag (ja/nein),
- ungefähre Höhe der Reisekosten,
- falls anteilig Kosten vom Institut übernommen werden – bitte angeben.
Einladende/r (bzw. das entsprechende Sekretariat) kümmert sich um ein Gästebüro und den Schlüssel dazu.

Christian Knieling
- bespricht mit Einladendem/r und Sprechern die Rahmenbedingungen des Vertrags, falls relevant.
- trägt den Gast bei Guests & Events und bei People auf der Webseite ein,
- schreibt Ankündigungs- / Erinnerungsmail wg. Vortrag bzw. Vorlesung,
- sorgt für E-Mail / Rechnerzugang (ggf. an Frau Lange delegieren).