CRC 1173

Onboarding neuer SFB-Mitarbeitenden

Im Vorfeld des ersten Tages

  • Info von PI an Arbeitsgruppensekretariat bzgl. Neueinstellung von SFB-Mitarbeiter-/in (Sonja Becker)
  • Klären mit zuständigem Arbeitsgruppensekretariat, ob alles beantragt und bestellt ist: PC, Telefon, KIT-Zugang, Schlüssel fürs Büro, Türschild, Adressierung Postzustellung, ... (Sonja Becker)
  • Aushändigung des KIT-Vertrags und weiterer KIT-Unterlagen spätestens am ersten Arbeitstag (Sonja Becker)
  • Weiterleitung von Vertragskopien an Arbeitsgruppensekretariat zur Info bzgl. Vertragslänge, etc. (Sonja Becker)
  • Programm für den 1. Tag mit zuständigem Arbeitsgruppensekretariat und PI abstimmen, insbesondere klären, wer morgens da ist, um Kandidatin/Kandidat in Empfang zu nehmen (Laurette Lauffer)
  • Info an Kandidatin/Kandidat, dass es Programm am 1. Tag gibt und wie es aussieht (Laurette Lauffer)
  • Fragen, ob Kandidatin/Kandidat Hotel für die ersten Tage in Karlsruhe benötigt, was wir reservieren können, ggf. Abstimmung mit Arbeitsgruppensekretariat (Sonja Becker)
  • Mittagessen mit Peergroup und/oder PI für den 1. Tag organisieren (Laurette Lauffer)
  • Empfangspaket zusammenstellen (Laurette Lauffer)
  • (am Tag vor erstem Tag) Empfangspaket im Büro aufstellen (Laurette Lauffer/Sonja Becker)

Erster Tag für Bewerber (bei TPs nicht am KIT-per Telefon)

  • Empfang morgens durch Sekretariat zuständige Arbeitsgruppe oder alternativ SFB- Koordination: ins Büro reinlassen, Schlüssel aushändigen, PC einrichten, Kaffeeküche zeigen, ggf. gemeinsam KIT-Card besorgen
  • Ggf. Aushändigung des Arbeitsvertrages, falls noch nicht geschehen (Sonja Becker)
  • Einführendes Gespräch mit betreuendem PI
  • Kurzes Begrüßungsgespräch mit SFB-Sprecherin oder Co-Sprecher
  • Gemeinsames Mittagessen mit Arbeitsgruppe/Peer Group
  • Kurzes Kennenlernen mit Sonja Becker und Laurette Lauffer

To Dos erster Tag SFB-Koordination

  • Eintragen in (Sonja Becker Info an Christian Knieling):
    • SFB-E-Mail-Verteiler
    • auf Webseite,
    • Freigabe für den internen Bereich,
    • entsprechende Tracs,
  • Eintragen in Daten-Exceldatei (Sonja Becker)
  • Letzte Infos und Einladungen, die über SFB-Verteiler gegangen sind, an Kandidatin/Kandidaten weiterleiten (Laurette Lauffer)

Was muss ins Empfangspaket

  • Begrüßungskarte – persönlich unterschrieben von SFB-Sprecherin
  • SFB-Tasse und Teebeutel oder Kaffeekapsel für den ersten Tag
  • Infosheet
    • Wo liegen welche Dateien?: Interner Bereich – Workflows, SFB Kalender
      bei Docs: ITRG Webseite, ITRG Trac
    • Info zu Veranstaltungen: SFB-Tee, SFB Seminar, Jahrestreffen
    • Info zu Reports bei Docs
    • Infos zu Reisekosten
    • Info zu Gäste selbst einladen
    • Nächste Termine (SFB und Fakultät(en))
  • Ggf. Information zu, was noch zu tun ist: KIT-Card für Zugang Gebäude freischalten lassen, Eintragen auf der Fakultätswebseite, ...