CRC 1173

Workflow Tagung

  • Organisationsteam und ggf. Scientific Board (bei Tagung) zusammenstellen, übergeordnetes Thema festlegen (Zuständigkeit: Vorstand)
  • Organisationsteam erstellt die Rahmenplanung
    • Zeitfenster, Dauer und erwartete Teilnehmerzahl festlegen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Zeitplan für die Vorbereitung erstellen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam und SFB-Koordination)
    • Finanzplanung (SFB-Koordination)
      • Mitteilung der ungefähren Kosten an Vorstand
      • Zustimmung des Vorstands einholen
    • Klären: Wie soll die Begutachtung der Abstracts ablaufen? (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Call for Abstracts erstellen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • ggf. Call for Minisymposia erstellen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Anzahl der Hauptvorträge festlegen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Potentielle SprecherInnen für Hauptvorträge (bei Sommerschule in Absprache mit dem Vorstand/bei Tagung in Absprache mit dem Scientific Board) auswählen und anfragen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Gemeinsame Datenablage und Austauschplattform einrichten. (Zuständigkeit: SFB-Koordination)
  • Vorbereitende administrative Tätigkeiten (Zuständigkeit: SFB-Koordination in Abstimmung mit wiss. Orgateam)
    • ggf. Sponsoren auswählen und anfragen
    • ggf. Unterstützung durch PKM oder andere Abteilung des KIT organisieren?
    • Tagungsort (KIT - muss kostenlos sein - oder extern) suchen und Angebote einholen.
    • Tagungsort bestimmen und verbindlich reservieren.
    • Klären: Welche Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern benötigt? In welchem Format? (Reicht z.B. der Abstract als pdf-Datei, oder wird die LaTeX-Datei benötigt?) Welche Software (z.B. EasyChair) soll für die Verwaltung der Daten verwendet werden?
    • ggf. Firma beauftragen, die Teile der Organisation übernimmt (z.B. Bereitstellung einer Webseite, über welche die Anmeldung bzw. Überweisung der Tagungsgebühr abgewickelt wird)
    • Termin im SFB ankündigen
    • Veranstaltungswebseite erstellen (eventuell in Zusammenarbeit mit einer Firma, siehe oben).
    • Veranstaltungsposter erstellen und drucken lassen, Versand dieser bedenken.
    • LaTeX-Template für die Abstracts erstellen.
    • Anmeldungsphase starten.
    • Termin an alle Members/Participants kommunizieren und intern Werbung machen.
    • ggf. Hotelkontigente reservieren.
    • Hotels für Sprecher reservieren.
    • ggf. Honorare für Sprecher vereinbaren.
    • ggf. Hotelzimmer für TeilnehmerInnen reservieren, die damit finanziell unterstützt werden.
    • Conference Dinner planen und reservieren.
    • ggf. Ausflug planen.
    • Catering für Kaffeepausen bestellen.
    • Sammlung der Anmeldungen und Abstracts.
  • Werbung für Tagung (WWW, NA Digest, Kollegen im In- und Ausland, Werbung auf verwandten Tagungen, KIT-Webseite, Social Media, ...) (Zuständigkeit: alle SFB-Beteiligte)
  • Details des Programms planen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
    • Auswertung der Abstracts oder Einholung der Bewertung.
    • Gliederung des Programms: Wieviele Sessions insgesamt, wieviele davon parallel?
    • Verteilung der Talks auf Sessions, wann welche Session, Chairs, ...?
  • Organisation der Veranstaltungswoche (Zuständigkeit: SFB-Koordination)
    • Programmheft editieren und drucken lassen.
    • Anpassungen an der Cateringplanung vornehmen.
    • Konferenzmaterial erstellen: Programm drucken oder auf USB-Sticks, Namensschilder erstellen, ggf. Conference Pack.
    • Helfer einteilen (Registrierung, Kaffeepausen, technischer Support bei Vorträgen, Ausflug, Dinner, ...)
    • ggf. Beschilderung organisieren.
    • Abstimmung mit Social Media Team.
    • Technik bereitstellen bzw. testen: Beamer, Laptops, Mikrofone, Pointer, …
    • Notfallplan: Telefonnummern von Ansprechpartnern (z.B. Hausmeister, Technikern usw.) sammeln, Verantwortlichkeiten klären
    • ggf. Book of Abstracts erstellen und drucken lassen.
  • ggf. Organisation eines Tagungsband.
  • Abrechnung von Tagungs- sowie Reisekosten der Sprecher (Zuständigkeit: SFB-Koordination und Sonja Becker)
  • Nachbesprechung: Was war gut? Was nicht? Dokumentieren, was man bei der nächsten Tagung anders/genauso machen soll.